Stresshantering in projecten

Spanning en ontspanning in projecten

Er wordt veel  gepraat en geschreven over het werken in projecten. Meestal over de manier hoe projecten georganiseerd moeten zijn of  over de “harde “ resultaten en effecten. Vanuit de “zachte kant” is er veel aandacht voor Agile werken, teamwerk en leiderschap. Er zijn Het veel boeken over stress en burn out, maar  “stress in projecten” is in mijn ogen onderbelicht. In mijn werk als coach en trainer heb ik te maken met mensen die wel last van stress hebben, maar moeite hebben om het onder ogen te zien, bespreekbaar te maken of te hanteren. Daarom deel ik graag de opzet van de workshop “stresshantering in projecten”

Spanning in de Energiesector?

Stel je voor dat je een technische achtergrond hebt en werkt met concrete producten in de Energiesector. Misschien sta je aan het begin van je loopbaan, maar mogelijk werk je al bijna je hele werkzame leven als Engineer, werkvoorbereider of uitvoerder. Je hebt jezelf opgegeven voor een leergang Projectmatig Werken, omdat je verder wilt of omdat je niet achter wilt blijven. Een van de acht dagen uit de leergang gaat over Stresshantering in projecten. Je praat er niet vaak over met je collega’s, maar je hoort wel eens over de belangrijkste stressfactoren in dit werk:

  1. Ik moet te veel schakelen tussen verschillende mensen, activiteiten en onderwerpen
  2. Ik ben te veel tijd kwijt met alle systemen, processen en procedures rondom het “echte werk”
  3. Ik vind het moeilijk om samen te werken met opdrachtgevers en managers.
  4. Ik heb moeite om teamleden te overtuigen dat zij het project voorrang moeten geven op hun eigen dagelijkse activiteiten
  5. Ik heb moeite om samen te werken met mensen die minder (of juist veel meer) ervaring hebben dan ik.

Op de dag over stresshantering kom je jouw collega’s uit andere afdelingen tegen en je doet mee met de workshop……

De workshop stresshantering

We beginnen met het belangrijkste van de dag. Schrijf vijf prettige gedachten op. We zullen de gedachten niet delen, maar wel gebruiken in oefeningen.

Laten we voordat we echt aan de slag gaan eerst maar eens stil staan bij jouw persoonlijke Energie. Vul de Energiekaart in  voor een gemiddelde week in je project. Dit maakt je bewust van jouw werkritme en hoe fit of energiek je jezelf voelt gedurende de dag en gedurende de week. Na het invullen van deze Energiekaart heb je inzicht in jouw persoonlijke ritme en weet je welke activiteiten of mensen energie geven of kosten. Zodat je maatregelen kun nemen om een betere balans te vinden. (1) Bespreek in tweetallen wat je vandaag wilt leren.

Dan gaan we naar het onderwerp balans. Eerst een kleine demo over hoe ons lichaam omgaat met balans. (Proefpersoon staat voor de groep,we zien hoe zijn lichaam reageert op “verstoringen”, kleine duwtjes van de trainer). Waarom zouden de principes op mentaal of emotioneel niveau anders zijn? (2 en 3)

Voordat we het gaan hebben over stress, eerst het belangrijkste: hoe kun je jezelf tijdens het projectwerk ontspannen? Als er momenten zijn waarin je spanning of stress voelt, doe dan het volgende: 1. denk aan iets leuks en laat je ogen “ lachen, 2. Zeg iets positiefs tegen jezelf, 3. Adem diep in en uit (“ door de gaten in je voeten” en 4. Ontspan je gezichtsspieren, kaken, tong en schouders. (4)

Met een lege kop naar huis

Een kleine uitleg over spanning en stress. Want het doel van deze dag is : “ hoe ga ik met een lege kop naar huis?”. Spanning is een incidentele verstoring van de balans tussen de belasting en de draagkracht, ofwel tussen “wat er op je afkomt of voor kiest” en jouw fitheid en capaciteiten. Stress is een langdurige of heftige verstoring, die soms kan overgaan in overspannenheid of burn-out. Het is dus heel belangrijk dat je in staat bent om te ontspannen, zowel fysiek als emotioneel en mentaal. Dit valt eigenlijk uiteen in drie vaardigheden: het vermogen om de spanning in moeilijke situaties te verminderen, het vermogen om zelf te kunnen ontspannen en de vaardigheid om te kunnen anticiperen, zodat het je niet “overkomt”. (5)

Tijd voor een oefening. Kijk naar de lijst “ stress; hoe herken ik het” . Heb je meer dan vijf punten waar je regelmatig last van hebt, dan wordt het tijd dat je eens stil staat bij jouw stresslevel en er structureel wat aan doet. Bespreek in tweetallen wat je wilt veranderen. ( je kunt ook het artikel lezen over “gezonde ambitie” )

Stress en het lichaam

Na deze oefening eerst wat informatie over de fysieke aspecten van stress. Wat gebeurt er in je lichaam als je een stressreactie hebt? Op de korte termijn komen er stoffen vrij waardoor je kunt vechten, vluchten of verstoppen. Een soort van oer-principe. Op werk zit je echter meestal vastgenageld aan je stoel en daardoor krijg je bij het veelvuldig optreden van deze fysieke reacties meer kans op hart- en bloedvaatproblemen. (6)

Stress mentaal hanteren

Op het mentale vlak wordt stress vaak veroorzaakt door een in jouw ogen onoverbrugbaar verschil tussen verwachting en realiteit. Afhankelijk van hoe jij dat verschil beleeft ontstaat er voor korte of langere tijd een mentale en daar aan gerelateerde emotionele of fysieke spanning. In de workshop over authentieke inspiratie hebben we al geleerd hoe je daarmee kunt omgaan. Stel jezelf de vijf basisvragen en handel erna: 1. Wat verwacht ik, 2. Wat is er, 3. Wat is het verschil, 4. Wat doet dat met me en 5. Wat doe ik daarmee?(7)

Het is weer tijd voor een oefening. Maak een ontspannen wandeling van 30 minuten en reflecteer over de volgende vraag: Welke stressfactor ga ik aanpakken?

Afgezien van de omgevingsdruk hebben sommige mensen stress door te veel denken en piekeren, anderen door te druk bezig zijn en te veel te doen. We gaan zo aan de slag met deze twee onderwerpen, maar eerst wil ik het verband aantonen tussen gedachten, ademhaling en het ritme van je hart.

Hartcoherentie

In de pauze hebben twee deelnemers geoefend met het heart coherence programma van Heart Math Benelux. Luister naar hun verhaal en je komt er achter dat negatieve gedachten en/of een onbalans in je ademhaling kunnen leiden tot een onregelmatig en/of hoger hartritme. We gaan nu samen de hartcoherentie ademhaling oefenen. Zelfs zonder het programma zal het een positief effect hebben op de manier hoe je na vandaag met stress om gaat.  (8)

Niet meer piekeren
Piekeren of een “volle kop” kan vele oorzaken hebben. Meestal maak je kleine zaken groot in je kop en ervaar je het denken in cirkels of “de kras in de plaat”. Het kan ongezond zijn en vreet energie. Dus hoe ga je er mee om? Als je een piekergedachte hebt stel jezelf twee vragen en besluit dan of je verder wil gaan met het piekeren: 1. Is het waar wat ik denk en 2. Is het nuttig voor me dat ik dit nu denk? Blijf je er nog steeds aan denken, dan is het tijd voor de anti-pieker strategie. Deze anti-pieker strategie bestaat uit het stellen van drie vragen, terwijl je met je ogen naar het antwoord zoekt. De positie van je ogen is gekoppeld aan een bepaald deel van je hersenactiviteit. Oefen het maar eens.  We doen dit in tweetallen. Volg de vingers van jouw partner en beantwoord innerlijk zijn of haar vragen. De drie vragen zijn: mijn piekergedachte, 1. Hoe ga ik hiermee om, 2. Welke drie mogelijke manieren of opties zie ik en 3. Wat voelt voor mij als de beste NU? (9)

Nu kan het zijn dat je nooit piekergedachten hebt, maar jezelf tijdens het werken in een project uitput door te veel of te veel tegelijk te doen. De belangrijkste stressfactor zit dan niet in je gedachten, maar in je gedrag. We hebben het vanochtend al gehad over de Energiekaart en energievreters en energiegevers.

Overzicht houden

Laten we eens kijken naar hoe jij de mail en de telefoon afhandelt. Reageer je gelijk of plan je het afhandelen in. Sommige mensen voelen zich lekker bij het gelijk afhandelen, maar anderen worden regelmatig uit hun ritme gebracht door binnenkomende mail of telefoontjes. Zoek uit wat er voor jou werkt.

Als het gaat om de structuur van je werk, met name bij overbelasting, dan kan het Eisenhouwer-kwadrant uitkomst bieden. Meestal zijn we gewend om gedurende de dag de urgente taken ook als eerste op te pakken, maar dat creëert vervolgens stress omdat de belangrijke taken die we onszelf stellen niet “af zijn”. Vervolgens reageren we daar weer op door of langer te werken of door te piekeren als we niet op het werk zijn. Maak elke dag een overzicht van alle taken die op je bordje liggen. Bepaal de urgentie en het belang en deel de taken of activiteiten vervolgens in naar vier categorieën: 1. Nu zelf doen, 2. Inplannen, 3. Delegeren en 4. Negeren. (9)

Omgaan met verstoringen

Als laatste onderdeel kijken we naar de manier hoe jij met “verstoringen” omgaat. Verstoringen zijn bijvoorbeeld mailtjes, telefoontjes of gesprekken over onverwachte zaken. Eigenlijk alles wat je vooraf niet voorzien hebt, maar wat wel tijd en energie kost om af te handelen. In het projectjargon noemen we dit “issues”.  Het afhandelen van verstoringen gaat meestal gepaard met een gevoel van stress: jijzelf of anderen vinden dat het “snel” opgelost moet worden, terwijl je er eigenlijk geen tijd voor ingeruimd had. Je kunt drie dingen doen: 1. Begin de dag zonder verstoringen door mail en telefoon geen aandacht te geven en eerst een wat grotere taak uit te voeren. 2. Handel de verstoringen maar twee keer per dag af en 3. Zorg dat je vaardiger wordt in het anticiperen op verstoringen. Dat laatste doe je onder andere door gedurende een paar weken een overzicht te maken van alle verstoringen en daar van te leren. De meest voorkomende verstoringen kun je misschien omzetten in een structurele acties om ze in de toekomst te voorkomen of om je invloed op de situatie te vergroten.

Ontspannen tijdens het werk

We sluiten de dag af met een ontspanningsoefening die je ook kunt doen tijdens een vergadering of overleg op het werk. Het heeft te maken met bij jezelf blijven. Je kunt dit toepassen wanneer je merkt dat je gespannen op je stoel zit. 1. Plaats beide voeten op de grond, 2. Ga rechtop in je stoel zitten en voel waar je contact met de stoel maakt 3. Doorbreek het oogcontact in de vergadering door kort even naar de tafel en je handen te kijken en 4. Doe de zes seconden ontspanningsoefening die we vanochtend geleerd hebben 5. Maak weer contact met de mensen in het overleg, terwijl je op een “panorama-manier” kijkt (10)

Achtergrond

De leergangen bestaan uit acht trainingsdagen, waarvan een dag specifiek op stresshantering gericht is. Enerzijds gebruik ik materiaal uit de IPMA training van Ruysdael  en anderzijds maak ik dankbaar gebruik van een aantal oefeningen van Suzi Smith, Tim Halborn en Robert Dilts uit de Health Certification Training.

Referentie naar materiaal

  1. Effectief communiceren met metaprogramma’s in professionele relaties ( Guus Hustinx en Anneke Durlinger-van der Horst): metaprogramma: inhoud
  2. Rock en flow oefening, NLP University Santa Cruz,  Robert Dilts & Judith Delozier
  3. Gregory Bateson, Mind & Nature, The pattern that connects, leerniveau’s
  4. The Quieting Response, the six second technique adapted from Charles F,. Stoebal M.D.  ( ontleend uit de Health Certification Training, Suzi Smth)
  5. Uit de Ruysdael training, IPMA competentie “ontspanning”
  6. Uitleg over stresshormonen, de relatie met cholesterol en de relatie met bewegen, voeding en ademhaling
  7. Authentieke Inspiratie, Rien van Leeuwen, 2002
  8. http://www.heartmathbenelux.com
  9. Uit de Ruysdael training, IPMA competentie “ betrouwbaarheid”
  10. Oefening “ panorama-kijken” .

 

6
  Andere artikelen