Blog

Kunnen stuurgroepen voldoende anticiperen?

Onlangs coachte ik een programmamanager van een wettelijk verplicht programma. Meerdere projecten die tot doel hebben om te voldoen aan de eisen van de wet en de toezichthouder. Hij had een goede relatie met de stuurgroep, maar ergens was toch het gevoel dat het beter kan. 

Speelbal van externe druk

De valkuil bij dit soort programma’s is dat de stuurgroep een speelbal wordt van de externe druk. Besluiten zijn primair gericht op het voldoen aan externe criteria en de belangen van de organisatie lijken het onderspit te delven. In een moment van reflectie gebruikte de stuurgroep een succesfactorscan om de beleving van  zeven menselijke succesfactoren te inventariseren:

  • Het werken in een collectieve context
  • Co-creatie
  • Gezamenlijk leiderschap
  • Interpersoonlijke communicatie
  • Leren en kennisdeling
  • Aanpassingsvermogen
  • Authentiek handelen

Uitkomsten over de succesfactoren

Er ontstond een samenhangend beeld.

  • Met de collectieve context, het gezamenlijk leiderschap en de onderlinge communicatie zat het wel goed. De scores voor de vragen waren over de hele linie hoog. Dit betekent dat de stuurgroepleden vinden dat er een goed beeld is van de uiteindelijke uitkomst van het programma, dat iedereen een leidende rol neemt als dat nodig is en dat iedereen dezelfde betekenis geeft aan belangrijke informatie.
  • De samenwerking scoort gemiddeld omdat er nog onvoldoende in de flow gewerkt wordt. Dit heeft te maken met het anticiperend afstemmen. Het afstemmen gebeurt vaker achteraf en tijdens de meeting, dan vooraf en bilateraal.
  • De laagste score was voor de succesfactor leren en kenisdeling. Door de externe druk en de waan van de dag was er onvoldoende tijd om regelmatig te evalueren. Ook het samen leren over de diepere oorzaken was onderbelicht: dat kreeg alleen bij grote escalaties aandacht.

Praktische tips

Neem de ruimte om samen met de stuurgroep te evalueren en te leren. Een stuurgroep is net een gewoon projectteam. Alleen door samen te leren wordt je echt beter.

Verhoog de anticiperende afstemming door dit in de bilaterale gesprekken met de stuurgroepleden aan de orde te stellen. Begin elke gesprek met de vraag: wat ging goed en wat kan beter? Sluit het gesprek af met de vraag: Wat moeten we afstemmen om beter te anticiperen op wat gaat komen?

0
  Andere artikelen
  • No related posts found.