De dynamiek in onze werkomgeving neemt toe. Wanneer je iets wilt verbeteren heb je daarbij ook de juiste omgeving nodig. Een goede analyse van het speelveld en succesfactoren helpt. Onlangs verzorgde ik een leerbijeenkomst voor een programma rond de mobiliteitsinfrastructuur en ik deel graag de aanpak en algemene inzichten.
Het vraagstuk
Het programma bestaat al een tijdje en verzorgt de realisatie van een mobiliteitsinfrastructuur op verschillende locaties. In grote lijnen zijn de projecten identiek maar elk project heeft andere ontwerpparameters doordat de locaties sterk verschillen. In feite zijn de projecten ingebed in een herhaalbaar proces, dat door het programmateam geoptimaliseerd is. In de eerste jaren zorgde dat voor een voorspelbare uitrol van de projecten, maar sinds een tijdje blijken er steeds meer verstoringen op te treden die meerwerk en uitloop veroorzaken. Daarnaast neemt de werkdruk en de druk vanuit de omgeving toe. Tijd om even afstand te nemen, kennis uit te wisselen, de afhankelijkheden met de omgeving in kaart te brengen en de oorzaken van de verstoringen te tackelen.
Aanleiding kennisbijeenkomst
In de aanloop tot de leerbijeenkomst inventariseerde ik de beleving van de succesfactoren door iedereen een succesfactorscan te laten invullen en de uitkomsten te bespreken. We besloten de leerbijeenkomst in te richten rond de volgende drie stellingen uit de scan, die in dit geval laag scoorden:
- Samenwerken: We ervaren een natuurlijke flow van activiteiten;
- Aanpassingsvermogen: We ervaren dat resultaten ontstaan zonder overmatige planning, controle of management (vanuit te omgeving);
- Leren: We leren regelmatig om afhankelijkheden en diepere oorzaken te vinden
Doel
- welke spelers uit het omringende speelveld (het business ecosysteem) de verstoringen “veroorzaken”;
- welke afhankelijken zijn veranderd in de loop van de tijd;
- welke maatregelen nodig zijn om de oorzaken weg te nemen.
De grote WHY achter deze drie punten: Samen (programma en multi-stakeholder netwerk) meer succes hebben door wendbaarheid en anticiperend vermogen.
Aanpak
- Inventarisatie van partijen die verstoringen ‘veroorzaken’ (benoem per persoon drie mensen met hun achterliggende netwerk);
- Welke hebben de meeste impact (de verstoring kost veel energie om te incasseren) en/of frequentie (regelmatig terugkerende verstoringen);
- Selecteer de top vijf waar we echt iets aan moeten doen en bepaal een structurele maatregel;
- Hoe vertalen we dit praktisch naar een toekomstig project (de vorige punten vertalen naar de operatie en daardoor anticiperen);
- Wie pakt de bal op om het te verankeren (maatregelen na de leerbijeenkomst samen oppakken).
Bestuurders en managers hebben sleutelrol
Onderstaande zichten schrijf ik als begeleider/observant van de leerbijeenkomst. Vanwege anonimiteit zijn deze gegeneraliseerd.
- Continue verbeteren is een integraal spel geworden door de dynamiek en vele afhankelijkheden. Als je een echt duurzaam effect wilt hebben zul je niet alleen op de werkvloer, maar ook op portfolio-niveau verbeteringen moeten aanbrengen.
- Bestuurders en managers spelen een sleutelrol bij de instandhouding van een actuele gezamenlijke visie, beleid en strategie in de keten en het speelveld. Het denken in termen van een business ecosysteem staat op een aantal gebieden nog in de kinderschoenen.
- Vooral wanneer je als programmateam onder hoge tijdsdruk werkt is het belangrijk om regelmatig samen afstand te nemen en de afhankelijkheden tussen mensen ‘in te regelen’. Het blijft mensenwerk.
- Externe toeleveranciers of wettelijk verplichte partijen kunnen door hun “standaard aanpak en proces” een blokkade vormen in het continue verbeteren van het totale ecosysteem van organisaties. Ontwikkel scenario’s om deze blokkades om te buigen in een werkbaar iets.
