Dit is een samenvatting van een gesprek over soft skills, in het voorjaar van 2012, van een project manager en een trainer over “ het veranderen van anderen met anderen”. Verandering gaat altijd over de grenzen van bestaande structuren en waardesystemen.

Veranderen van anderen met anderen

Hoe kun je in een project het verandervermogen van mensen, teams en organisaties verhogen? Het succes van elk project is sterk afhankelijk van de veerkracht van het team en het vermogen van de organisatie om projectresultaten te absorberen en te verankeren. In de training leer je bruggen slaan tussen strategie en operatie, tussen het project en de lijn en tussen alle verschillende stakeholders. Zodat je beter kunt omgaan met de onbewuste, of verborgen, krachten in de organisatie, zoals bijvoorbeeld de traditionele spanningen tussen verschillende organisatieonderdelen of -culturen.

Waarom aandacht voor verandering?

In het algemeen hebben we geen weerstand tegen veranderen, maar wel tegen het gevoel dat anderen willen dat je verandert. Autonomie is  dus een heel belangrijk onderwerp. En bruggen slaan naar andere autonome mensen of groepen kan alleen als je samen het totaalplaatje ziet. In deze dag over veranderen werken we met de stelling “ onder water verandert er altijd iets”. In elk project verandert er altijd iets wat je niet in de gaten hebt of waarvan je je niet bewust bent.

Denken in het grotere plaatje, of de “helicopter view”, zorgt ervoor dat je de samenhang ziet. Samenhang bijvoorbeeld tussen datgene wat je in jouw project doet en het totale projectenportfolio. Maar ook de samenhang tussen datgene wat het project teweeg brengt en het dagelijkse werk in de lijnorganisatie, de operationele afdelingen of operationele teams.

Wat zijn de “zachte faalfactoren” in projecten?

Er zijn meerdere zachte faalfactoren. Zoals gebrekkige samenwerking, onvoldoende samen leren en frustrerend leiderschap. In het kader van verandering is het gebrek aan afstemming een hele belangrijke. In het algemeen, dat verschilt natuurlijk per persoon, denkt iedereen in zijn eigen hokje en stemt onvoldoende af met anderen. Er is daardoor te weinig aandacht voor de afhankelijkheden tussen de individuele activiteiten. In het project raken de mensen de weg kwijt doordat ze de samenhang niet meer zien. Dat merk je bijvoorbeeld in het projectoverleg waar iedereen met zijn eigen bril en perceptie naar de werkelijkheid kijkt en daardoor soms blind is voor het werk en beeld van anderen.

Wat doet de projectmanager met verschillende percepties?

De beelden over het project verschillen vaak. We noemen het dan politiek of verwachtingsmanagement, maar in essentie gaat het om verschillen in focus en perceptie. In de training noemen we dat: “ iedereen heeft zijn eigen kaart van het (project-) gebied”. En dat landkaartje heeft per definitie weglatingen, vervormingen of fouten in zich. Of men werkt met een te vereenvoudigd totaalplaatje. Dat is voor iedereen weer anders, waardoor het afstemmen soms moeizaam verloopt.

De taak van de projectmanager, als een verbinder,  is zorgen dat we samen beter aanvoelen wat er allemaal verandert. We noemen dat: “ het verbinden van (belevings-) werelden”.

Zo heb je bijvoorbeeld de wereld van de mensen die in het project werken, de wereld van de projectmanager, de wereld van de opdrachtgever en de wereld van andere betrokken. Iedereen heeft een eigen beleving van het project.

Een concreet voorbeeld van het “ verbinden van werelden”: bij elk project kom je op een punt dat anderen het projectresultaat definitief gaan accepteren. Het verbinden omvat in dat geval twee gecombineerde aspecten die het succes bepalen. Ten eerste over het verbinden op de inhoud, zoals bijvoorbeeld de woorden die mensen gebruiken en de criteria die zij toepassen om een projectresultaat te accepteren. Dat zijn de rationele en expliciete aspecten. Maar er is ook een andere kant en die gaat over de emoties en belevingen rond de projectacceptatie. Snap en voel aan hoe een eindgebruiker later met de eindproducten van het project gaat werken. Hoe hij of zij het beleeft. En dat bedoelen we met  “werelden verbinden”: Je verbindt de inhoud: de harde kant. En je verbindt ook de zachte kant: Hoe beleeft iedereen het en hoe ‘zitten we er in’.

Lees meer over deze training in het boek Energie door wisselwerking