Onlangs sprak ik met René, projectleider, over succesversnelling in zijn project. Vier maanden geleden vulde hij met zijn team de eerste succesfactorscans in. Nu blikken we terug wat dit heeft opgeleverd.
Waar gaat het over?
In vervolg op de refurbishment van materieel gaat dit project gaat over het inrichten van de gehele instandhoudingsorganisatie van service en onderhoud. Het betreft circa 150 monteurs die in staat moeten zijn om onderhoud te plegen op het nieuwe materieel. Omdat er twee andere projecten met een gelijksoortige impact op de onderhoudsorganisatie lopen is de complexiteit hoog. Het projectteam bestaat uit 20 mensen van verschillende disciplines en afdelingen in het hele land.
Wat was de aanpak?
Alle teamleden vullen tijdens het werkoverleg een succesfactorscan in om zicht te krijgen op de beleving van vijfendertig succesmarkers. René maakt een Mindsonar test, die inzicht geeft in zijn mindset als projectleider. Ruysdael verwerkt vervolgens de gegevens tot een integrale analyse. De stappen daarna:
- Bespreking verbeterplan
- Teamoverleg met terugkoppeling en doe-sessie
- De tweede scan en verbeterplan
- Vooruitblik
Bespreking verbeterplan
René en ik bespraken de uitkomsten van de Mindsonar test en de eerste succesfactorscan. René zelf kreeg meer inzicht in zijn mindset voor dit project. Met name over de samenhang tussen zijn persoonlijke drijfveren en wat hij zelf belangrijk vindt. Door deze inzichten kan hij zijn gevoel over bepaalde vraagstukken beter plaatsen en maakt hij scherpere keuzes met het team. De analyse van de succesfactoren leverde meerdere inzichten op. Het meest positief waren de teamleden over de openheid in het team, het onderling inspireren en over de motivatie omdat het eindresultaat er toe doet. Zij wilden verbeteren op het vlak van communicatie en samenhang omdat dat in deze beginfase van het project er nogal eens onnodig op elkaar gewacht werd. De beleving: te weinig flow en te veel planning en control. Aan de hand van de succesfactoren bepaalde René zijn aanpak: Eerst werken aan een gedeelde betekenis, dan aan samenhang en vervolgens aan meer inzicht in de onderling afhankelijkheden. Dan nogmaals een scan doen en de volgende interventie bepalen om te zorgen dat we samen nog beter anticiperen.
Teamoverleg en verder
In de eerstvolgende bijeenkomst met het team presenteerde René de conclusies. De bottom line: iedereen kent heel goed zijn eigen stukje werk, maar het gezamenlijke totaaloverzicht is nog onvoldoende. Het team nam extra tijd om dit overzicht te krijgen. Ze maakten een totaalplaat met alle individuele resultaten en het gewenste eindstation. Zowel de afhankelijkheden tussen de onderlinge individuele resultaten als de bijdrage aan het eindstation werden in kaart gebracht. Door deze afhankelijkheden te bespreken ontstond er meer overzicht en samenhang. De teamleden maakten afspraken over dagelijkse samenwerking. Het uitgangspunt: “We hebben pas succes als we samen kwaliteit leveren. Het is nog niet af als jouw werk klaar is. Het gaat erom dat je ook daarna klaar blijft staan voor de andere teamleden”. De succesfactor kennisdeling vult het team in met ‘blinde vlekken sessies’. Op mijn vraag wat René nu aan de scan heeft gehad is hij kort: ” Heel veel, want het maakt dingen bespreekbaar. En wat je bespreekt kun je samen aanpakken.”
De tweede scan
Drie maanden later vult het team nogmaals de succesfactorscan in. De analyse: in grote lijnen waarderen de teamleden de succesfactoren 20% hoger dan de eerste keer. Voor een deel is dit te verklaren door de ontwikkeling van het project en team, maar er is ook een duidelijk verband met de genomen interventies. De gezamenlijk leersessies hebben vruchten afgeworpen. De teamleden beleven meer samenhang en flow. Ook hebben meer teamleden het gevoel dat iedereen een leidende rol neemt. Het beeld van de overmatige planning en controle is afgenomen, want er is meer een gedeeld beeld over de planning, de risico’s en issues. Kort gezegd: samenhang verhoogt de autonomie (zelf oppakken) en flow (samen afgestemd oppakken). Naast dit positieve nieuws is er wel nog werk aan de winkel. De realisatie-datum komt rap dichterbij en het is nodig om de samenwerking te intensiveren. Niet eenvoudig zegt René, want teamleden komen uit het hele land en kunnen niet meer dan acht uur per week aan het project besteden. Hij stimuleert teamleden om vaker in groepjes van 3 á 4 mensen bij elkaar te komen, want samen weet je meer dan alleen.
Vooruitblik
René is van plan om twee maanden voor de realisatie-datum nogmaals samen een scan in te vullen en te bespreken. Verder zou hij graag het anticiperend vermogen van het team bevorderen. We praten hierover. René: “In de ‘blinde vlekken sessies’ zoekt het team samen naar risico’s, mogelijke kwaliteitsproblemen en issues in de toekomst. De centrale vraag daarbij is: “Welke dingen denken we helemaal niet aan, maar kunnen in de toekomst ineens uit de hoge hoed komen?”. Het valt René op dat in het begin van het project de BV sessies zorgden voor een goed vergezicht, maar dat nu uit de tweede analyse blijkt dat het anticiperende vermogen voor de korte termijn acties niet verbeterd is. Mijn tip aan René: breng de toekomst dichterbij en pas de vraag aan: “Wat kan er de komende twee weken uit de hoge hoed komen als het gaat om jouw individuele taak?”
