Pad naar de horizon

Samenwerken in de watersector

Het Nationaal Watertraineeship (NWT) is ontwikkeld om jong talent, na hun afstuderen (HBO en WO), een goede start van hun carrière in de watersector te geven. Het projectteam HHSK-NWT16 evalueerde, met begeleiding van het Hoogheemraadschap, Infram en Ruysdael, de samenwerking en het gebruik van de succesversneller voor teams.

Klimaatverandering vereist innovatieve dijkversterking

De dijkversterking omvat 10 kilometer van een complexe dijk waar technische innovaties in ontwerp en uitvoering moeten zorgen dat de dijk straks weer veilig is zonder dat de versterking te veel negatieve consequenties heeft voor de omgeving. Het programmaKIJK zal van start op oplevering circa 12 jaar duren en de verwachtte realisatiekosten zijn circa € 200 miljoen. De urgentie om helderheid te krijgen over het voorkeursalternatief is hoog, alle medewerkers zijn intrinsiek gemotiveerd en gedreven om te leren en verbeteren.

Evaluatie samenwerking

Het team van het programma KIJK (Krachtige IJsseldijken Krimpenerwaard ) heeft in de afgelopen drie jaar de verkenningsfase uitgevoerd. Dit IPM-team bestaat uit mensen van verschillende organisaties en vakdisciplines. Om de onderlinge samenwerking continue te blijven verbeteren is sinds de start van het contract gewerkt met de succesversneller voor teams. Dit is een leerinterventie met gebruik van een teamscan. Het is heel goed bevallen en daarom is het projectteam van de NWT gevraagd om het gebruik te evalueren en aanbevelingen te doen voor het gebruik in de volgende fase, waarin met andere organisaties en een andere organisatievorm gewerkt gaat worden.

Wat heb je nodig voor een goede samenwerking?

Bij een goede samenwerking draait het in de kern om twee aspecten. Ten eerste om het organiseren van de bovenstroom. Zeg maar alles wat expliciet is in de samenwerking, zoals afspraken, beleid, structuren en processen. Ten tweede om het stimuleren van de energie in de onderstroom waar het gaat om impliciete verwachtingen, gevoelens en relaties. Wat je niet ziet, maar wat er wel is. De laatste aspect vergeten teams nog wel eens onder operationele werkdruk.

Er is in het KIJK programma een innovatieve samenwerkingsstructuur met een centraal budget waaruit zowel opdrachtgever als opdrachtnemer put, op basis van gerealiseerde uren. De eindverantwoordelijkheid voor sturing ligt bij de teammanager vanuit de opdrachtgever, maar daarnaast staat een specialist van de opdrachtnemer en de belangrijke beslissingen worden in principe gezamenlijk genomen. In de verkenningsfase zijn vanuit de opdrachtgever 20 mensen betrokken. Vanuit de opdrachtnemer zijn in totaal 45 mensen aan het werk. In de teams PM (projectmanagement) , OM (omgevingsmanagement) en TM (technisch management) zitten specialisten uit zowel de het waterschap als het ingenieursbureau, dat overigens bestaat uit vier partners en zes onderaannemers.

Wat is integraal projectmanagement?

Integraal projectmanagement (IPM) is een door Rijkswaterstaat ontwikkelde werkwijze om interne en externe samenwerking in Grond-, Weg- en Waterbouw-projecten zo goed mogelijk te laten verlopen. IPM onderscheidt 5 processen. De IPM-organisatie kent aan elk proces een specifieke rol toe. Zo ontstaat het 5-rollenmodel. Verschillende rollen kunnen vervuld worden door een of meerdere personen. Iedere rol heeft wel een eigen ondersteunend team. De processen en bijbehorende rollen zijn:

  • Projectmanagement: gericht op het borgen van kwaliteit, geld en tijd.
  • Projectmanager: verantwoordelijk voor het boeken van een goed projectresultaat.
  • Risicobeheersing: gericht op het beheersen van de risico’s die zich in het project (kunnen) voordoen.
  • Manager projectbeheersing: verantwoordelijk voor het identificeren en beheersen van (mogelijke) risico’s (kwaliteit, financiën, planning).
  • Omgevingsmanagement: om de relatie met de omgeving en stakeholders in balans te houden gedurende het project.
  • Omgevingsmanager: verantwoordelijk voor het contact met de omgeving.
  • Technisch management: om de risico’s vanuit de organisatie, de projectorganisatie en de opdrachtgever te beheersen.
  • Technisch manager: verantwoordelijk voor de technische en inhoudelijke inbreng in het project.
  • Contractmanagement: om de risico’s die ontstaan tussen opdrachtgever en de markt te beheersen.
  • Contractmanager: verantwoordelijk voor de contracten van de verschillende marktpartijen.

bron: https://www.rijkswaterstaat.nl

Succesversneller voor teams

De Ruysdael succesversneller is eigenlijk een breed canvas van de beleving van samenwerking, waarlangs je onderling het goede gesprek kunt hebben over wat je verbeteren wilt en waarom. Daarbij biedt de succesversneller veel praktische interventies waarmee je samen kunt leren en ontwikkelen. In de praktijk betekent het dat je eens in de drie maanden met behulp van de Ruysdael Team app een teamscan maakt, een goede dialoog voert en dat je vervolgens de interventies van het kennisplatform achter deze team app inzet om de samenwerking te verbeteren.

De teamscan met deze app houdt rekening met zowel de boven- als onderstroom en brengt de samenwerking in kaart aan de hand van de beleving van zeven succesfactoren. Dat zijn factoren die invloed hebben op een succesvolle teamsamenwerking. Elke succesfactor bestaat uit vijf markers, ofwel vragen over de beleving van de samenwerking. Totaal zijn er dus vijfendertig vragen waarmee je een ‘foto’ maakt van de samenwerking op een bepaald moment.

Het idee is als volgt: eens in de zoveel tijd gebruik je de teamscan en iedereen geeft een score tussen 1 en 5 voor elk van de vijfendertig vragen. De Ruysdael team app berekent vervolgens de ‘teamfoto’. Zo wordt in een kwartier zichtbaar hoe het team denkt over de samenwerking. Je krijgt inzicht in wat het team goed vindt lopen en wat meer aandacht nodig heeft. Je ziet ook wat de spreiding is in het team.

De evaluatie is uitgevoerd door gegevens van scans te vergelijken met gespreksverslagen en met de uitkomsten van interviews met teamleden die de teamscan hebben gebruikt. De conclusies zijn vervolgens weer getoetst en gebruikt om aanbevelingen te geven voor het gebruik in de volgende fase.

Conclusies evaluatie

De teamscan:
1. Maakt de boven- én onderstroom van samenwerking zichtbaar;
2. Geeft een visueel sterk overzicht en dat vergemakkelijkt het gesprek;
3. Faciliteert interventies en vervolgacties om de samenwerking te verbeteren.

Een voorwaarde voor het gebruik is dat je wel voldoende tijd inruimt in de dagelijkse werkzaamheden om met elkaar het goede gesprek te hebben. Onder te hoge (tijds)druk ontstaat de neiging om oppervlakkig te blijven of alleen op de negatieve aspecten te letten.

Uit een andere analyse van deze casus is gebleken dat de Ruysdael Team app een representatief beeld geeft van de situatie. De genoemde leerpunten in de eindevaluatie van de verkenningsfase correleren sterk met de uitkomsten van de ingevulde teamscans.

Advies voor toepassing

Uit deze analyse blijkt onder andere dat de Ruysdael Team app erg effectief is, maar dat je zonder een herhaling de betekenis van de markers vergeet. Zonder tussentijdse gesprekken over de gekozen interventies gaan de verbeterpunten steeds minder leven. De belangrijkste adviezen voor de toepassing zijn daarom:

  1. Zorg dat je regelmaat inbouwt in het invullen en bespreken van de teamscan, want door een bepaalde routine op te bouwen ontstaat een dieper leereffect.
  2. Zorg dat tijdens de bespreking iemand de rol van facilitator heeft. Dit is een neutraal persoon die het groepsproces en het gesprek begeleidt.
  3. Het is handig om de uitkomsten van de teamscan regelmatig met elkaar te bespreken. Dit borgt dat gekozen interventies een langdurend effect hebben.

Het NWT projectteam heeft voor het laatste punt, het regelmatig bespreken, een creatieve oplossing bedacht voor de vervolgfase van het KIJK programma: de koffietray.  De koffietray is gebaseerd op het idee dat de samenwerking onder een koffie- of theemoment besproken kan worden; het is laagdrempelig en de gebruiker wordt vertrouwd gemaakt met de app en de theorie die er achter zit.

Uitvoering

Het projectteam dat in de zomer van 2018 de evaluatie uitvoerde bestond uit Manon Otterloo (Hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard), Bart van de Ven (Waterschapsbedrijf Limburg), Bas Krewinkel (Waterschap Drents Overijsselse Delta), Ilja Kamphuis (APPM) en Lisa Verver (Waterschap Hollandse Delta).

Opdrachtgever was Jasper Tamboer (Hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard). De begeleiding was in handen van Bastiaan du Pré (Infram). Rien van Leeuwen (Ruysdael) verzorgde de masterclass over de succesfactoren en ondersteunde de analyse.

Meer over:

Het congres

De uitkomsten van de evaluatie werden gepresenteerd op de NWT-challenge. Dit team verdiende een goede tweede plaats.

 

Meest gelezen artikelen