Energievreters in projecten

In 2013 verzorgde Ruysdael een serie turbotrainingen over Praktisch Projectmanagement met NLP. Meer dan 100 projectmanagers uit alle windstreken en bloedgroepen van BV Nederland maakten kennis met deze training. Elke trainingsdag begon met dezelfde vraag: ‘ wat is jouw bedoeling om deze training te volgen?’. De meest gehoorde verzuchting: ‘we verspillen tijd en energie’ of de meest genoemde ambitie: ‘we willen slimmer samenwerken’. Na afloop van de training was het meest genoemde praktische inzicht: ‘energie ontstaat door wisselwerking!’

De top vijf oorzaken op een rijtje

Afhankelijkheden. Projectleden delen onderling onvoldoende kennis en informatie. Ze begrijpen elkaar onvoldoende door gebrek aan tijd en oppervlakkige communicatie. Met als gevolg dat ze afhankelijkheden tussen taken of producten te laat herkennen. Dit geeft meerwerk, vertraging en verstoring in het project.

Samenhang. Niet iedereen heeft een goed en samenhangend beeld van alle werkzaamheden en producten in het project. De algemeen gedeelde project-informatie is moeilijk te plaatsen in de individuele taak- of expertise. Dit in combinatie met tijdsdruk en verstoringen zorgt er voor dat mensen kiezen zich af te sluiten en te concentreren op hun eigen taak. Daardoor wordt de kwaliteit van het individuele werk pas getoetst door anderen als de taak al af is. Het hierdoor ontstane meerwerk verstoort het onderlinge werkritme, ofwel de projectwerkstroom.

Communicatie. De afstand tussen de individuele taak en het totale projectresultaat is te groot in de beleving van de projectleden. Het projectdoel is te abstract, te ver weg in tijd en te groot. En de vertaalslag van het operationele werk naar het grotere projectresultaat mislukt door oppervlakkige communicatie met de ‘afnemer’ van het resultaat. Communicatie die ook te te weinig verbindende taal in zich heeft.

Ritme. Werkoverleggen hebben geen ritme door agendaperikelen of door onvoorspelbare afwezigheid van de projectleden. Voortbouwen op de gedeelde kennis en samenwerking van de vorige keer is daardoor bijna onmogelijk. Elk werkoverleg is het weer opnieuw met elkaar ‘kennismaken’. Dit in de dubbele betekenis van het woord: elkaar in de samenwerking weer leren kennen en samen nieuwe inzichten opbouwen.

Motivatie. De organisatie van het project – planning, fasering, e.d. – houdt geen rekening met de motivatiecurve  van projectleden. Hier spelen een aantal factoren. Ten eerste de maximale periode dat een teamlid of team een peakprestatie kan blijven leveren. De boog kan niet constant gespannen blijven staan en er is hersteltijd nodig. Ten tweede natuurlijke seizoensinvloeden. Die hebben invloed op onze fitheid en daarmee concentratie en aandacht voor het werk. En ten derde de operationele belasting. Het grootste deel van de projectleden heeft tegenwoordig naast het project ook operationele taken met piekbelastingen.

De top vijf praktische tips

  • In succesvolle projecten maakt iedereen het mee. Geef daarom minstens net zo veel aandacht aan het genereren van energie, in de vorm van inspiratie en motivatie, als aan het organiseren van het project.
  • Genereer energie door de wisselwerking tussen alle betrokkenen te verbeteren en te verhogen. Enerzijds door een goede organisatie –rollen, fasering, ritme- en anderzijds door te zorgen voor voldoende diepgang en kwaliteit in de samenwerking en communicatie.
  • Zorg voor meer balans en ritme in het individuele werk  door het verminderen van het aantal gelijktijdige taken en het bewust organiseren van ‘wisselwerk-momenten’.
  • Wisselwerking is niet alleen interactie tussen mensen, maar ook de interactie tussen wat je zelf denkt, voelt en doet. Sta gewoon eens iets meer stil bij je eigen fitheid, verwachtingen en emoties op het werk. En doe daar wat mee in de manier hoe je het werk en anderen benadert.
  • Verhoog het vermogen om elkaar te begrijpen en aan te voelen zodat de communicatie bijdraagt aan de relatie, de samenwerking en het gemeenschappelijke doel. FITTER© communiceren zorgt voor een betere kwaliteit van wisselwerking. De letters staan voor: Fit, Inleven, Transformeren, Transfereren, Ecologie en Relatie. Het idee is dat de communicatie met anderen energie geeft doordat we “fit” zijn, goed inleven, de inhoud kunnen “vertalen” naar de praktijk, we dit kunnen overbrengen naar anderen en tegelijkertijd aan de relatie werken.

Meer weten?

Praktisch Projectmanagement met NLP is een benadering (visie, referentiekader en praktische tools) voor verandering en groei. Een fusie van best practices uit twee groeiende vakgebieden: Projectmanagement en de derde generatie Neuro Linguïstisch Programmeren. Het leidend principe? Duurzaam veranderen door balans en wisselwerking bij het organiseren van verandering en het genereren van verander-energie.

0
  Andere artikelen