Topteams achter de schermen

Achter de schermen van een internationale werkconferentie

Een paar weken geleden werd ik gebeld of ik Moderator wilde zijn van een tweedaagse werkconferentie. Het ging om een groep van meer dan 150 collega’s uit 10 verschillende landen. De jaarlijkse bijeenkomst stond dit keer in het kader van het samen doorleven van de nieuwe strategie. Of, om het in engelse begrippen uit te drukken: ” look forward, engage, cocreate and move into the future”. Geen top-down management verhaal, maar duurzaam samenwerken en presteren. Deze blog gaat niet over de conferentie zelf, maar over het topteam dat achter de schermen de voorwaarden creëerde waardoor deze werkconferentie een succes werd.

Een week voor D-Day

Toen ik voor het eerst kennismaakte met het team van zes communicatie- en strategieprofessionals, waren zij al weken bezig met de voorbereiding. Onderwerpen bepalen, locatie regelen, gastsprekers, communicatie, enz.. In het eerste gesprek, over het ontwerp van de werkvormen, voelde het gelijk goed.  Het teamoverleg was net afgesloten en de ruimte gonsde van de “doe-energie”. Het programma was in grote lijnen al klaar en ik zag de zojuist opgeleverde inspiratiefilm. Alles professioneel en tot in de puntjes verzorgd. Nog een week te gaan voor D-day. Wat mij ontzettend aansprak is dat we in de eerste twee uren van onze kennismaking, met twee van de teamleden, gelijk een resultaat konden neerzetten. Doordat we alle drie aanvoelden wat er op het spel stond, zo’n werkconferentie mag gewoon niet fout gaan, en wat de bedoeling was (het doorleven van de nieuwe strategie). Maar vooral door de manier hoe we er alle drie “inzaten”. In balans, professioneel, open naar de anderen en er van overtuigd dat de beste resultaten het gevolg zijn van goede teaming.

Inleven, verbinden en samen creëren.

Het tweede gesprek, een week na de vorige en de dag voor de werkconferentie, ging nog beter. Als Moderator sta ik in zo’n situatie wat op afstand, terwijl de anderen “er helemaal inzitten”. De truc is om goed naar elkaar te luisteren en in te leven. Inleven in elkaar, inleven in de deelnemers en inleven in de omgeving en het grotere plaatje. Vanuit de “verbinding” met elkaar konden we ondanks de hoge tijdsdruk in alle rust iets nieuws en beters neerzetten. Of, zoals ik later op de werkconferentie tegen iemand zei: “to cocreate by including and transforming all individual input” .

Feedback en samen willen verbeteren

Toen ik op de eerste dag van de conferentie arriveerde hing daar weer dezelfde sfeer als in het eerste gesprek. Het volledige team was al dagen, en avonden, bezig geweest met alle voorbereidingen. Alles perfect geregeld. De taken waren goed verdeeld en iedereen werkte vanuit zijn of haar kracht. Oog voor detail, oog voor de aanpak en oog voor elkaar. Ik maak het bij andere werkconferenties mee dat er dingen vergeten worden of dat er nog veel wijzigt op het laatste moment. Hier niet. Alles was meerdere malen getest, doorgelopen en met elkaar verbeterd. Wat me opviel is dat iedereen het zo vanzelfsprekend vond als iemand anders in het team controlevragen stelde. Er was geen enkel gevoel van kritiek, alleen maar feedback en samen willen verbeteren.

Connect, include, transform and cocreate

cocreateNa afloop van de eerste dag was er door de gekozen werkvormen nogal wat informatie geproduceerd. Informatie als afspiegeling van de emoties en verhalen ” onder de waterlijn” en waardevolle informatie ter aanvulling van de strategie en vervolgaanpak. We zijn met het hele team tot in de kleine uurtjes doorgegaan om deze informatie zodanig te bundelen en te communiceren dat de volgende dag een succes zou blijven. Dit is geen eenvoudige uitdaging die niemand in zijn eentje kan. Ten eerste moest alle informatie, zowel van elke deelnemer individueel als van alle werkgroepen, ingevoerd en gebundeld worden. Daarna een analyse, opnieuw rubriceren, conclusies trekken en vervolgens vertalen naar een verhaal van een half uur waarmee de manager van de club zou beginnen op de tweede dag. In het kader van transparantie zou het verhaal na de tweedaagse ook gecommuniceerd worden naar de 800 andere collega’s. Op deze creatie-avond werd me duidelijk waarom dit team zo goed presteerde. Iedereen gaf de volle 200%, pakte zelfstandig zijn of haar eigen taak op, stemde met anderen af en anticipeerde op wat er ging komen. Ondanks alle vermoeidheid hebben we vijf uur lang in de flow gewerkt en met resultaat. Ook hier weer dat principe van afstemmen, elkaar feedback geven en vooral: wat de ander zegt of maakt meenemen, jouw eigen kwaliteit inbrengen en het totaal daarmee weer beter maken. ” connect, include, transform and cocreate.

Samen in beweging naar de toekomst.

Ik zal niet te lang in gaan op de tweede dag, maar het was een voortzetting van de patronen op eerste dag en tijdens de voorbereiding. De dag was een succes, want door het bundelen en “terugvoeren” van de informatie en vooral “het gevoel” kwam er ruimte om “af te dalen” in de diepgang van de onderlinge communicatie. Gelijk na het eerste uur was er een sterk gevoel van verbondenheid met elkaar. Best wel bijzonder in zo’n korte tijd en met zo’n grote groep deelnemers. Een inspirerend begin van, zoals de manager het noemde,  beweging naar de toekomst. Zonder de gastsprekers, de deelnemers en anderen te kort te doen is dit in mijn beleving voor een groot deel mogelijk gemaakt door een topteam achter de schermen. Een topteam dat in hun manier van werken al in die toekomst leefde. Ik ben ontzettend bij dat ik, al is het voor korte tijd en in een bescheiden rol, een deel mocht uitmaken van dit team.

Praktische tips voor samenwerken in een topteam

  1. Zorg dat iedereen ” goed in de wedstrijd staat”, weet wat er op het spel staat en wat de bedoeling van het samenwerken is
  2. In topteams is iedereen er van overtuigd is dat de beste resultaten het gevolg zijn van de beste samenwerking
  3. Als je samen iets wilt neerzetten is de eerste opgave verbinden, verbinden en nog eens verbinden
  4. Samen iets nieuws opleveren kan alleen als de teamleden zich inleven in elkaar, in het doel en in de omgeving
  5. Cocreatie = connect, include & transform  ofwel: verbinden, inleven, het werk van anderen meenemen en samen-voegen.
0
  Andere artikelen