Balans en wisselwerking op het werk

Spelen in het krachtenveld

Iedereen worstelt wel eens met balans en wisselwerking. Althans als ik goed luister naar signalen in de trainingen over praktisch projectmanagement. De deelnemers aan deze trainingen, ervaren projectleiders, zoeken tips om effectief te blijven in het krachtenveld van projecten. In de bovenstroom, zeg maar de rationele kant, hebben zij te maken  met de harde beheersing van het project met alle stuurparameters, rapportagelijnen, structuren en processen. In de onderstroom, de zachte kant, gaat het meer over de drijfveren en emoties van de mensen in en om het project. Waar kun je het beste je aandacht op richten om succesvol te zijn?

Balans, wisselwerking en groei

In elk natuurlijk systeem is groei een afgeleide van balans en wisselwerking. Plant een zaadje in je tuin, zorg voor een goede balans in de omgevingsfactoren en door de wisselwerking met de aarde en de zon zal het zaadje uitgroeien tot een gezonde plant. In een project is het niet anders. In de meeste methodieken of best practices voor projectmanagement, zoals bijvoorbeeld PRINCE2 en IPMA, is er al veel aandacht voor het beheersen van de omgeving of context van het project. Balans in de projectcontext wordt gezocht door beheersingsmaatregelen en structuur. De wisselwerking wordt onder andere gestimuleerd door inrichten van procedures en processen.

In de praktijk is het een balancing act

In de praktijk worstelen projectleiders echter met wij/zij denken en allerlei procedures. Bij het realiseren van projectresultaten moeten zij het juist hebben van flexibiliteit en wisselwerking met anderen, maar dat is vaak niet hoe opdrachtgevers er tegenaan kijken. Die zijn, in de ogen van projectleiders, juist op zoek naar stabiliteit door een hoge mate van structuur, formele processen en controle. Deze overmatige aandacht voor de harde kant veroorzaakt in de hele organisatie strijd over prioriteiten en menskracht. Daardoor vermindert de aandacht voor broodnodige­ wisselwerking in het project. Iedereen, van de werkvloer tot de top, is meer bezig met regeltjes, systemen en procedures dan met samenwerken en het grotere plaatje. Of wel: het ecologische perspectief ontbreekt.

Nora Bateson laat in haar film An ecology of Mind een fragment zien waarin haar vader vertelt over een koorddanser met een stok. De balans op het koord is een actieve balans, een “balancing act”,  met een optimale mix van de stabiliteit in sommige delen van het lichaam en de beweging van de balanceerstok door andere delen van het lichaam. Projectleiderschap is in veel aspecten ook een balancing act.

Hoe doe je dat?

Stel dat je als projectleider, maar het geldt eigenlijk voor iedereen,  meer balans  en wisselwerking zoekt. Hoe pak je dat dan aan? Kort gezegd door het verder ontwikkelen van drie essentiele vaardigheden: verdiepen, verbinden en vergroten. Doe je dat niet, dan loop je misschien in valkuilen zoals oppervlakkige communicatie, afsluitgedrag en wij/zij denken, of onvoldoende afgestemde afhankelijkheden in het werk.

Verdiepen is onderliggende patronen herkennen

Verdiepen is de systemische vaardigheid om onderliggende patronen en processen te herkennen. Een actieve balans krijg je door je aandacht op het dieper gelegen proces of systeem te richten. Toen je als kind leerde fietsen, ontdekte je op een gegeven moment ook dat het evenwicht van je lichaam meer invloed had op de actieve balans dan jouw gesjord aan het stuur. Je kunt dit vertalen naar het projectwerk. In de bovenstroom van projecten betekent het bijvoorbeeld dat je op zoek gaat naar de reden waarom terugkerende project-issues optreden. In de onderstroom kun je verdiepen door op zoek te gaan naar de onderliggende inspiraties, emoties en drijfveren van mensen. Zodra je gaat verdiepen ontstaat vanzelf meer zicht op de wisselwerking tussen alle mensen rond het project. Om daarin met voldoende flexibiliteit te kunnen werken heb je interactie nodig. Een ondernemende projectleider staat tussen de mensen.

Verbinden is elkaar echt ontmoeten

Verbinden is de sociale vaardigheid om rationeel, emotioneel en actief met anderen te communiceren en samen te werken. In alle systemen geldt dat verbinding zorgt voor meer of betere uitwisseling van informatie. In de natuur bestaan alle levende wezens door wisselwerking met de elkaar en de omgeving. Een project is een levend samenspel van menselijke energie in een organisatorische context. Praktisch gezien begint verbinden door echt contact te maken met  anderen en een actieve rol te hebben in de onderlinge relatie en samenwerking. Verbinden is denken in verbanden en relaties. Verbinden is jezelf echt open stellen voor de omgeving en anderen. Of zoals bijvoorbeeld Otto Scharmer het noemt in Theory U: aanwezig zijn zonder in de kramp te schieten door angst, vooroordelen of cynisme.

Vergroten is denken en handelen vanuit het grotere plaatje

De traditionele opvatting over een projectleider is dat je de aandacht richt op de “box” genaamd project. Je realiseert alleen wat afgesproken is en beheerst het project onder andere door grenzen te bewaken. Gelukkig is dit beeld al jaren geleden veranderd in aandacht voor de “flow” ofwel het beheersen van de dynamiek van en rond die box. In de praktijk hebben projectleiders moeite om de dynamiek te beheersen omdat ze onvoldoende informatie hebben of zich verliezen in “kleine” conflicten. Vergroten is de associatieve vaardigheid om “ het grotere plaatje” te zien, het sociale speelveld aan te voelen en meerdere dimensies van waarneming mee te nemen in de dagelijkse operatie. Dit denken, voelen en handelen vanuit het grotere geheel gaat je beter af naarmate je zelf meer in balans bent en authentiek in het totale speelveld beweegt.

Praktische tips voor balans en wisselwerking

  1. Zorg dat je zelf goed in je vel zit, zie ook: “gezonde ambitie“, “stresshantering” en “de ondernemende projectleider
  2. Blijf aanwezig en actief betrokken, ook als je een conflict ervaart. Zie ook: “maak het mee“, “FITTER communiceren” en “Veerkracht
  3. Geef jezelf rust en ruimte om te leren tijdens het werk. Zie ook: “praktijkleren“, “anticiperen” en ” intervisiepalet
  4. Blijf bewust van het grotere plaatje. Zie ook “een goed gesprek over veranderen”
  5. Volg je authentieke inspiratie en inspireer anderen.

 

7
  Andere artikelen