Projectleiders anticiperen onvoldoende

Projectmatig werken

Een leergang over projectmatig werken. Tien deelnemers die als projectverantwoordelijke werken. Mensen die tussen de 10 en 30 projecten in hun werkportefeuille hebben. Medewerkers uit ” de lijn” voeren de projecten uit. Deze dag gaat over hoe je een project “bestuurt” en dan niet vanuit een algemene methodiek, maar meer vanuit hoe je persoonlijk je werk organiseert.

Aandacht en actie

We beginnen met een onderdeel over aandacht en actie. Met “aandacht” bedoelen we hier: “ wat speelt zich af in jouw gedachten en waarneming”. Ben je bijvoorbeeld bezig met het hier en nu, zoals de telefoon en de mailtjes, of ben je bezig met de wat langere termijn, in dit geval de komende 3 tot 5 maanden. Dat laatste vanwege de aard en doorlooptijd van de projecten. Om het begrip “aandacht” wat meer handjes en voetjes te geven: Als je auto rijdt kun je naar buiten kijken en nadenken over wat je ziet. Je kunt ook je aandacht naar de “binnenkant” van de auto richten en luisteren naar de muziek van de radio. Aandacht richten is kiezen wat je waarneemt of wat  je denkt en beleeft.

aandacht en actie

Als we kijken naar het woordje “actie” dan betekent dat in het autorijden bijvoorbeeld dat je “op de rem trapt” als je een file ziet ontstaan. In het werk van de projectverantwoordelijke zijn acties bijvoorbeeld: het afhandelen van mailtjes, het reageren op telefoontjes, het maken van een rapportage, communiceren naar anderen, etc….

De eerste opdracht is: kijk naar een gemiddelde werkweek ( dus niet een bijzonder drukke of een bijzonder rustige) en hoe jij zelf je werk doet: Verdeel 10 punten over de vier vlakken. Bespreek dat met jouw collega’s in de groep. Na de bespreking inventariseren we de antwoorden en “wat er achter zit”. De meeste mensen in de groep willen graag minder reageren. Niet alleen omdat dat gewoon fijner werken is, maar ook omdat je dan minder fouten maakt en de samenwerking effectiever is.

Wat wil je dan?

Op de vraag ” wat wil je meer doen?” antwoorden de meeste deelnemers dat zij meer en beter willen anticiperen. Wel leuk dat we in het verkeer in het algemeen heel vaardig zijn om te anticiperen, terwijl dat in het werk zo moeilijk is. Dat heeft te maken met vier onderliggende vaardigheden:

  1. Een goede focus hebben en houden ( aandacht op de nabije toekomst)
  2. Voorspelkracht, het kunnen voorspellen vanuit de grote lijn
  3. Het denken in alternatieven ( wat zijn andere manier om het resultaat te behalen)
  4. Vanuit jezelf, en dus niet vanuit de omgeving, initiatief nemen

Hoe doe je dat?

De manier om daar te komen verschilt. Sommigen vinden dat ze geen tijd nemen om te plannen, dus zij kiezen er voor om eerst meer “uitstelgedrag” te vertonen, waardoor ze tijd over houden om taken te plannen. Anderen kiezen er voor om de kwaliteit van het plannen te verbeteren: hou bij het plannen van taken meer overzicht en schat afhankelijkheden en risico’s beter in.

Wat heb je nodig om….

Dan kijken we samen naar de factoren die zorgen dat je beter kunt  reageren, anticiperen, plannen of uitstellen.
  • Om goed te kunnen plannen heb ik overzicht en informatie nodig ( overzicht van de afhankelijkheden tussen mensen en taken, informatie die je nodig hebt of moet geven anderen, zie procesverhaal)
  • Om te kunnen anticiperen  heb ik overzicht en inzicht nodig (vergelijk het overzicht dat je hebt tijdens het autorijden, en het inzicht in bijvoorbeeld de reactie- en remtijd)
  • Om goed te kunnen uitstellen moet ik goed prioriteiten en risico’s kunnen inschatten (wat is nu belangrijk en urgent, wat kan er fout gaan als…)
  • Om goed te kunnen reageren heb ik zelf rust en flexibiliteit nodig.

Wist je dat

Het veel schakelen tussen verschillende taken onevenredig veel energie kost? Zie ook het artikel over mulit-taksking van de American Psychological Association

Tips voor praktisch leidinggeven projecten

  • Doe zelf een analyse van jouw gedrag: hoeveel % van de werktijd ben je aan het reageren, anticiperen, plannen of uitstellen?
  • Registreer verstoringen op het geplande werk door middel van een “issuelijst”. Een issue is: een verschil tussen wat je verwacht en de realiteit
  • Analyseer aan het eind van de week jouw issues. Wat komt het meeste voor als verstoring?
  • Anticipeer op de meest voorkomende verstoringen van jouw werk door “verbeteracties”
  • Stel jezelf de vraag: “wat kan er fout gaan”, dit zijn de risico’s
  • Schat aan het begin van de week de risico’s in ( wat is de kans maal het effect)
  • Bepaal de prioriteit van je werk ook aan de hand van de belangrijkste risico’s die je ziet.

Wat levert je dat op?

Beter anticiperen is een veel gehoorde behoefte van projectleiders, projectmanagers en andere mensen die in projecten werken. Anticiperen zorgt voor een betere verdeling van de tijd en daarmee ook de energie die je in jouw werk steekt. Wat dat betreft is anticiperen de “groene” oplossing, of duurzame manier van werken.

Jezelf bekwamen? Kijk ook eens naar de Training Praktisch Projectmanagement met NLP.

5
  Andere artikelen