PRINCE2 project evaluatie

Evalueren is: Even afstand nemen

Als je van een afstand kijkt, dan lijkt een wild stromende rivier ineens een kabbelend beekje en herken je structuur in het landschap. Dat is precies het doel van een lessons learned workshop.

De lessons learned workshop

Buiten dwarrelt de sneeuw naar beneden. Binnen in de warme vergaderruimte zetten Ernst-Jan en ik de spullen klaar voor de lessons learned workshop. Het thema vandaag: kennisdelen, leren en iets nieuws creëren. De deelnemers druppelen binnen. De meesten kennen we uit de interviews die we de weken er voor hebben afgenomen. Voor hen is het een eerste keer dat ze op deze manier de geleerde lessen delen. In hun werk, het realiseren van technische installaties, werken mensen van uiteenlopende disciplines onder hoogspanning samen en is er weinig tijd om te reflecteren.

De aanleiding

De aanleiding was een workshop PRINCE2 door Ruysdael. Geïnspireerd door de praktische invulling van PRINCE2 had het hoofd projectmanagement een professionaliseringstraject in gang gezet. Nu was het tijd om een tussenstand op te nemen en ons werd gevraagd een evaluatie te doen van twee afgeronde projecten waarin PRINCE2 niet toegepast was.  De resultaten worden gebruikt om een huidig project, die wel volgens PRINCE2 aangepakt wordt, te voeden met praktijkervaringen.

De opdracht

De opdracht bestond uit een document-inspectie, ongeveer twintig interviews met betrokkenen van “hoog tot laag”, verwerking van de bevindingen, het organiseren van de lessons learned workshops en een advies over het vervolg.

De workshop

Omdat we in de interviews al meer dan 100 leerpunten naar boven hadden gehaald lag het accent van de workshop vooral op delen en kiezen. Het delen van belevingen, elkaar begrijpen en samen kiezen wat belangrijk is. Daarna maakten we de slag naar co-creëren: “hoe kunnen we samen praktisch verbeteren?” Het is ontzettend mooi om te zien dat door tijd en ruimte te nemen mensen dichter tot elkaar komen en daardoor afstand nemen en diepte zien. Net zoals in de metafoor van het landschap, zien ze door die diepte de onderliggende structuren. Structuren in de manier van werken en communiceren. Formele structuren, zoals over besluitvorming en resource planning. En informele structuren, zoals onderlinge belangentegenstellingen en teamvorming. De deelnemers van de workshops waren unaniem van mening dat het niet hierbij mocht blijven en verlieten de zaal met de intentie het niet te laten verzanden. Aan de kartrekkers van de verbeterslag de opgave om die teamspirit levend te houden.

Leerpunten

Het gaat te ver om alle leerpunten te noemen, maar de top vier tips voor volgende projecten:

  • Verbeteringen richting projectsturing: de rollen en verantwoordelijkheden binnen en rondom de stuurgroep, communicatie tussen stuurgroep en projectleider
  • Verbeteringen in de projectstructuur: meer aandacht voor de juiste fasering, eisen en doelen, pre-engineering en het systeem-integratie aspect
  • Verbeteringen in de dagelijkse beheersing van onzekerheden: issue-, change- en risicomanagement
  • Verbetering in de planning: meer voorspelbaarheid door product based planning en een betere afstemming tussen de lijn en het project over resources.

Wat mij inspireert is de combinatie tussen enerzijds het werken met mensen en anderzijds dat ik help om die mensen een brug te laten slaan tussen de praktijk en in dit geval de soms wel erg droge theorie van PRINCE2. Zoek  je ontwikkeling op dit pad? Dan kan verwijs ik je graag door naar de uitkomsten van het  onderzoek “verschil maken als verbinder’.

0
  Andere artikelen