Goed voorbereiden voor het functioneringsgesprek

Ik trainde medewerkers van een non-profit organisatie in het voeren van het functioneringsgesprek. Pas daarna volgden de leidinggevenden. Uniek, omdat zo belangrijke “feed-forward” gegeven kon worden.

De invoering van functionerings- en beoordelingsmethodieken is meestal top-down. Maar niet in dit geval. Het gaat om een organisatie in verandering met vernieuwde aandacht voor de professionalisering van processen en bijbehorende cultuur. Een soort van licht ontvlambare mix van ambitie, passie en onzekerheid. Zorgvuldigheid is geboden.

Het management kiest voor een bottum-up aanpak: eerst worden de medewerkers getraind, dan de managers. Daarna zijn in de nieuwbakken organisatie de eerste functioneringsgesprekken sinds de startgesprekken een half jaar geleden. Een jaar later volgt de invoering van de  beoordelingssystematiek.

De training duurde een volle dag. Doel: Zorg dat medewerkers zelfbewust, open en gemotiveerd het gesprek voeren.

Ik koos voor een aanpak waarmee traditionele vooroordelen over het gesprek veranderd werden. Iedereen is toch wel een beetje onzeker of angstig voor een gesprek waar een leidinggevende “ feedback” geeft. Vooral in een nieuwe organisatie waar een nieuwe wind waait en je de leidinggevende nog niet zo goed kent. Thema’s zoals vertrouwen en openheid dus.

De training bestond uit vijf onderdelen;

  • Referentiekader: wat is een functioneringsgesprek en waarom doen we dat?
  • Zelfreflectie: Waar ben ik goed in en wat wil ik ontwikkelen
  • Discussie: Hoe herken je weerstand bij jezelf en wat zijn bloopers van managers
  • Oefenen met gesprekstechniek: luisteren, samenvatten en doorvragen
  • Feedback geven aan elkaar en feedforward aan de leidinggevenden.

Vooral het onderdeel “waar ben ik goed in” was voor de deelnemers een eye-opener. Het paradigma was: “ ontwikkel vanuit je kracht en zorg voor  een werkcontext die inspireert”. Dit stond nogal haaks op oude opvattingen zoals “ verbeter je minpunten” en “doe het werk dat je opgedragen wordt” .

Met het onderdeel bloopers hadden we veel plezier. De top drie?

  • Meningen en oordelen zonder feiten en gevoelens (“ we vinden dat je…”)
  • Onuitgesproken verwachtingen
  • De boodschap is een verrassing (onvoldoende feedback in de dagelijkse operatie)
0
  Andere artikelen