Balanceren in een matrix-organisatie

Samenhangende doelen formuleren

Ik begeleidde een bijeenkomst voor 20 project- en lijnmanagers van een organisatie die turn key projecten verzorgt. Het thema? Hoe formuleer je samenhangende doelstellingen voor zowel lijnmanagers als project managers in een matrix organisatie?

De Balanced Business Score Card  is een,  in 1992 door Kaplan & Norton geïntroduceerd, systeem om doelen, maatstaven en prestaties in organisaties vast te leggen. Niet alleen vanuit een financieel gezichtspunt, maar tevens vanuit drie andere perspectieven: klant; interne processen; leren & groeien.

De projectmanagers hebben eigenlijk maar een opdrachtgever: de klant. Hun focus lijkt eenvoudig: projecten op tijd, binnen budget en met hoge kwaliteit afronden. Het lijnmanagement moet zorgen voor de juiste randvoorwaarden, zoals bijvoorbeeld processen, systemen en gemotiveerde en vaardige medewerkers.

Maar zijn de projectmanagers ook niet verantwoordelijk voor winstgevendheid en continuïteit van hun eigen organisatie-onderdeel? Dat was wel de mening van het lijnmanagement. Zo is het belangrijk dat de facturering rondom projecten goed geregeld is, want te laat betalen kost geld. En het is belangrijk dat medewerkers van projecten zich ontwikkelen, dat ze innovatieve werkmethoden gebruiken. Maar ook dat de klant op de langere termijn tevreden is.

Tijdens de bijeenkomst begonnen we met een presentatie over de noodzaak, gevolgd door een casebeschrijving. Een voor de klant succesvol project blijkt achteraf toch minder winstgevend dan door het lijnmanagement verwacht. Oorzaak: problemen met interne rapportage, vertraging in administratie en te late facturering.

Business balanced score card gebruiken

Daarna gingen we in groepen aan de slag: Formuleer voor elk van de vier gebieden van de balanced score card doelen. Voor lijnmanager en voor projectmanager in onderlinge samenhang. Bedenk ook meetbare performance indicators. De resultaten van alle groepen werden vervolgens in nieuwe groepen gecombineerd op de vier assen: klant – intern processen – leren en innovatie – financieel. We speelden de “ balancing act”, want dat is de essentie van de Business Balanced Scorecard.

We sloten af met een stappenplan voor het vervolg: werkgroepen per aspect werken alle informatie uit, toetsen het aan de praktijk en we combineren het geheel op een volgende bijeenkomst.

Inzichten over het werken in een matrix-organisatie

Mijn inzichten? Blijf zorgen voor een dialoog tussen lijn en project en verbeter de samenwerking. Zoek het verband,  en stel vooral de vraag: hoe kunnen we elkaar versterken, ofwel het samen meemaken. Het was ontzettend inspirerend om met ervaren professionals de “balancing act” te doen.

0
  Andere artikelen