Grensverkennend leren

Sociale innovatie klikt groot, maar is in de kern heel eenvoudig en praktisch: een goed gesprek, leren van elkaars ervaringen en samen nieuwe wegen vinden. Ik ontwierp en begeleide een dialoogtraject en deel graag de aanpak en tips.

De context

Zestig IT ondersteuners zijn sinds een half jaar landelijk georganiseerd. Zij worden geconfronteerd met een transitie, een structurele verandering in de manier van werken.  Ze hebben nu te maken met een leidinggevende op afstand,  worden geacht om landelijk samen te werken met collega’s die ze niet kennen en aan de horizon gloort een standaardisatie van werkzaamheden. Maar hoe maak je hierin stappen terwijl de waan van de dag regeert?

Wat is een dialoogtraject?

Het dialoogtraject bestond dit uit een serie van drie workshops van een halve dag voor totaal zes werkgroepen. De essentie van de bijeenkomsten was kennismaking en praktische ervaringsoverdracht. Het was dus niet een instructie-training of theorie-training. De structuur was eenvoudig: Per werkgroep drie bijeenkomsten rond een bepaald thema (kennismaken, wat vind ik lastig, omgaan met de klant) waarbij de specifieke inhoud bepaald werd door het management (afdelingsplan), de voorzitters van de werkgroepen (doelstelling werkgroep) en de deelnemers (onderwerpen uit de praktijk). Even voor de mindset: bij de start vroeg ik of de deelnemers meemakers wilden zijn en uitgelegd dat het de bedoeling is dat we de bijeenkomst ‘samen maken en beleven’.

Wat vonden de meemakers?

Praktisch hebben zij de bijeenkomsten ervaren als ‘een goed gesprek met collega’s uit andere regio’s’. Meestal begonnen we met probleemsituaties uit de praktijk te benoemen om vervolgens ervaringen te delen. Dit werd aangevuld met ervaringen van de begeleider. Daar waar nodig werden onderwerpen verdiept door een stukje reflectie of training. Als deze begeleiding er niet was geweest zouden de gesprekken meer oppervlakkig zijn geweest en had er een kans op afsluiting geweest. Nu is het effect geweest dat de meesten hun ervaring onder woorden konden brengen in een veilige open setting. Door de manier van begeleiden hebben zij sneller geleerd, zien ze meer de landelijke verbanden, is de bereidheid tot landelijk samenwerken toegenomen en hebben ze een beter beeld over de toekomst. Daarnaast heeft iedereen iets persoonlijks geleerd als het gaat om communicatie, stresshantering en het organiseren van het werk.

Naast de begeleiding van de bijeenkomsten heb ik regelmatig afgestemd met het management over hoe zij beleid en praktijk voor deze doelgroep dichter bij elkaar kon brengen. Uit de evaluatie blijkt onder andere dat weerstanden omgebogen zijn naar enthousiasme en plezier. Velen willen een vervolg omdat dit voor hun drempelvrees rond het landelijk samenwerken verkleint en zij het een praktische manier van leren vinden. Of om de woorden van  de manager te gebruiken: er is duidelijk een vonk overgeslagen.

Hoe heb ik begeleid?

In dit soort settings is het belangrijk om een veilige, plezierige en praktische sfeer te hebben. Dat was dus ook het vertrekpunt voor mezelf. Vervolgens werk je met wat er is. Er kan van alles gebeuren. Enthousiaste mensen, mensen met enorme blokkades, onderlinge strijd, grapjes, plezier, laatkomers, noem maar op. Door de diversiteit van de groep variëren ook de inhoudelijke onderwerpen enorm. Ik heb zelf gewerkt met FITTER communiceren. Kort door de bocht: goed contact maken, inleven, inspireren en alles wat er gezegd wordt vertalen en verbinden met elkaar. En daarnaast natuurlijk werken met de onderstroom van gevoelens en drijfveren.

Concrete tips voor managers en begeleiders

  1. Vertaal ‘vage begrippen’ uit plannen naar de praktijk door mensen zelf de betekenis te laten benoemen.
  2. Be the change you want to be- Straal zelf uit wat je graag wilt dat anderen ook zouden doen.
  3. Begin met authentiek contact in een setting ( tijd, plaats, vooronderstellingen, werkdruk) die dat mogelijk maakt.
  4. Zorg dat je goed kunt inleven en laat merken dat iedereen er toe doet in het grotere geheel.
  5. Breng onder woorden wat anderen niet kunnen en deel dat met elkaar.
0
  Andere artikelen