De weg vinden in het oerwoud van leidinggeven

Onduidelijkheid bij leidinggeven
In coaching en bij leertrajecten krijg ik regelmatig vragen rondom leiderschap. Vooral als er sprake is van “meerdere petten” op het kruispunt van de staande organisatie en projecten. Over begrippen zoals operationeel leidinggevende en functioneel leidinggevende. Door die onduidelijkheid komt de leidinggevende niet altijd goed in zijn of haar rol en hebben medewerkers soms moeite met focus en prioriteiten stellen.

Projectleiderschap
Projectleiderschap is een invulling van functioneel leiderschap. Maar hoe ga je om met het afstemmen richting de lijn en met het “aansturen” van de medewerkers in jouw project?

Wat is een hiërarchisch of operationeel leidinggevende?
Een hiërarchisch leidinggevende is iemand die verantwoordelijk is voor een “club” en/of taakgebied. Meestal de manager of teammanager van een afdeling of een groep mensen. Als alle taken van de mensen in die afdeling aangestuurd worden door de manager van de club, dan noemen we deze man of vrouw ook wel operationeel leidinggevende. Vooral bij bijvoorbeeld service of beheerafdelingen betekent dit dat de operationeel leidinggevende bepaalt wanneer medewerkers een bepaalde taak uitvoeren, wat de taak of output is en ook soms hoe de taak wordt uitgevoerd. Afhankelijk van de taakvolwassenheid van de medewerkers zal de leidinggevende globaal-delegeren of specifiek-instrueren.

Wat is een functioneel leidinggevende?
Een functioneel leidinggevende is vooral verantwoordelijk voor de “output” van een persoon of van een groep mensen. Is er sprake van afdeling overstijgende processen, dan kan het zijn dat iemand verantwoordelijk is voor “ het proces” en de “output van het proces” . De functioneel leidinggevende is dan een procesmanager. Het kan ook zijn dat er niet met processen, maar met projecten gewerkt wordt als organisatievorm. In dat geval heeft de functioneel leidinggevende de rol van projectleider of projectmanager. Bij grote projecten worden mensen full-time “toegewezen” aan een projectorganisatie. De projectleider stuurt de projectmedewerkers functioneel aan. Hij of zij bepaalt wanneer iets gedaan wordt, wat de output is en hoe het gedaan moet worden. Afhankelijk van de taakvolwassenheid van de medewerkers zal de leidinggevende globaal-delegeren of specifiek-instrueren. De functioneel leidinggevende lijkt in dit geval sterk op de operationeel leidinggevende, met twee verschillen: hij is niet verantwoordelijk voor de HRM taken (zoals beoordeling en beloning) en geeft alleen leiding over taken die te maken hebben met het specifieke project.

En als ik als medewerker part-time aan meerdere projecten meewerk?
Dan wordt het een beetje ingewikkelder. Je hebt dan eigenlijk meerdere “bazen”. De operationeel leidinggevende stuurt aan wanneer je aan een bepaald project bent toegewezen en geeft soms richtlijnen mee over het “hoe”. De functioneel leidinggevende stuurt wanneer de taak klaar moet zijn, wat de output moet zijn en hoeveel uur je maximaal aan de taak besteedt. Je kunt je voorstellen dat er nogal wat afstemming nodig is, vooral als de inzet kleinschalig is en er Agile gewerkt wordt.. Er zijn organisaties waar de toewijzing globaal is ( bijvoorbeeld: 20% op project x en 40% op project y, de rest van de tijd doe je andere operationele taken) en er zijn organisaties waar de toewijzing gedetailleerd is (bijvoorbeeld: de komende dagen zit je op klus x en volgende week maandag zit je op klus y). In het eerste geval heeft de medewerker zelf veel af te stemmen en te organiseren om alle ballen in de lucht te houden. In het laatste geval is er veel afstemming nodig in de driehoek functioneel leidinggevende-operationeel leidinggevende-medewerker.

Wat betekent “afstemmen in de driehoek” voor mij als projectleider?
Je hebt in het project te maken met meerdere specialisten, vaak uit meerdere afdelingen. Dat betekent dat je meerdere “driehoekjes” te managen hebt. Het begint met duidelijke werkafspraken:

  • Met de operationele leidinggevenden over de manier van toewijzen ( globaal of specifiek), over de “autonomie” van de specialist en over de specifieke inzet;
  • Met iedere specialist over de manier van sturen ( globaal-delegerend of specifiek-instruerend) en over de manier hoe we met elkaar en met de projectleider afstemmen.

Vervolgens is het belangrijk om met iedereen een goede verbinding te hebben. Zie ook vijf tips voor verbindend leiderschap.

Zorg dat je richting alle teamleden duidelijk bent over het wanneer, wat en hoe van de taak.

Bepaal voor en met elk teamlid op welke manier je stuurt: globaal-delegerend of specifiek-instruerend.

Wil je meer weten?

Kijk dan ook eens naar de uitkomsten van het onderzoek verschil maken als verbinder.

Authentiek handelen mistlicht in sociaal verkeer

Wat is jouw autofocus?

Is Agile de nieuwe werkstijl?

De (wan)hoop van de productmanager

2
  Andere artikelen